E-Rechnung 2026: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten jedoch noch Übergangsregelungen.

Im Jahr 2026 ist deshalb für viele Unternehmen der richtige Zeitpunkt, die eigenen Rechnungsprozesse zu prüfen und auf die kommenden Anforderungen vorzubereiten.

Eine E-Rechnung ist dabei mehr als eine per E-Mail versandte PDF-Datei. Sie enthält strukturierte elektronische Daten, die automatisiert verarbeitet werden können. Gängige Formate sind beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD.

Wir unterstützen Unternehmen dabei, die gesetzlichen Anforderungen zu verstehen und die E-Rechnung sinnvoll in ihre bestehenden Abläufe zu integrieren – praxisnah und ohne unnötige technische Komplexität.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dadurch können die enthaltenen Rechnungsdaten elektronisch ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden.

Eine reine PDF-Datei ist deshalb keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne, da sie in der Regel keine strukturierten Rechnungsdaten enthält.

Zu den gängigen E-Rechnungsformaten gehören insbesondere:

  • XRechnung – ein rein strukturiertes Datenformat
  • ZUGFeRD – ein hybrides Format, das eine lesbare PDF-Datei mit strukturierten XML-Daten kombiniert
  • andere Formate, sofern sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen

Beispiel: Eine normale PDF-Rechnung enthält zwar alle Rechnungsangaben, die Daten müssen aber häufig erst ausgelesen oder erfasst werden. Bei einer E-Rechnung liegen die Rechnungsdaten bereits strukturiert vor und können direkt weiterverarbeitet werden.

Der entscheidende Vorteil liegt in der automatisierten Verarbeitung: Rechnungsdaten müssen nicht mehr vollständig manuell erfasst werden, sondern können direkt in digitale Buchhaltungs- und Rechnungsprozesse übernommen werden.

Was gilt 2026 bei der E-Rechnung?

Für Unternehmen ist 2026 ein wichtiges Übergangsjahr. Der Empfang von E-Rechnungen ist bereits seit dem 1. Januar 2025 verpflichtend. Dafür reicht grundsätzlich ein E-Mail-Postfach aus, über das E-Rechnungen empfangen werden können.

Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten dagegen noch Übergangsregelungen. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Rechnungsaussteller weiterhin auch Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Empfängers – sonstige elektronische Rechnungen wie PDF-Dateien verwenden.

Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers von höchstens 800.000 € verlängert sich diese Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027. Erst nach Ablauf der jeweiligen Übergangsfristen wird die E-Rechnung bei den betroffenen Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich verpflichtend.

Die wichtigsten Fristen im Überblick

Zeitraum Was gilt?
Seit 1. Januar 2025 Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
Bis 31. Dezember 2026 Alle Rechnungsaussteller können noch sonstige Rechnungen verwenden.
Bis 31. Dezember 2027 Verlängerte Übergangsfrist bei Vorjahresumsatz bis 800.000 €.
Ab 1. Januar 2028 Grundsätzlich verpflichtende E-Rechnung bei den erfassten inländischen B2B-Umsätzen.

Beispiel: Ein Unternehmen mit 1,2 Mio. € Vorjahresumsatz darf im Jahr 2026 grundsätzlich noch PDF-Rechnungen versenden. Ab 2027 greift für diesen Fall die Übergangsregelung nicht mehr. Ein Unternehmen mit 600.000 € Vorjahresumsatz kann die verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2027 nutzen.

Wer ist betroffen? – Anwendungsbereich B2B und Ausnahmen

Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft grundsätzlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Voraussetzung ist, dass sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland ansässig sind.

Typische Fälle sind zum Beispiel:

  • Leistungen zwischen zwei Unternehmen
  • Rechnungen eines Handwerksbetriebs an einen gewerblichen Auftraggeber
  • Beratungsleistungen zwischen Unternehmen
  • Lieferungen und sonstige Leistungen im inländischen B2B-Bereich

Beispiel: Stellt ein Malerbetrieb einem anderen Unternehmen eine Rechnung, kann die E-Rechnungspflicht greifen. Stellt derselbe Betrieb einem privaten Hauseigentümer eine Rechnung, handelt es sich dagegen nicht um einen inländischen B2B-Umsatz.

Nicht jede Rechnung muss jedoch als E-Rechnung ausgestellt werden. Ausnahmen gelten insbesondere für:

  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
  • Fahrausweise
  • bestimmte steuerfreie Umsätze
  • Rechnungen an Privatpersonen
  • bestimmte grenzüberschreitende Sachverhalte

Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Sie müssen jedoch grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Empfang und Ausstellung: Auch Unternehmen, die selbst keine E-Rechnungen ausstellen müssen, können verpflichtet sein, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.

Gerade bei gemischten Geschäftsmodellen lohnt es sich deshalb, die eigenen Rechnungsarten einmal systematisch zu prüfen.

Welche E-Rechnungsformate gibt es?

Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine automatische Weiterverarbeitung ermöglicht. In der Praxis haben sich vor allem zwei Formate etabliert:

XRechnung

Die XRechnung ist ein rein strukturiertes Datenformat auf XML-Basis. Sie enthält die Rechnungsinformationen maschinenlesbar, ist für Menschen aber nicht ohne Weiteres komfortabel lesbar.

Sie wird insbesondere im öffentlichen Bereich häufig eingesetzt.

Beispiel: Ein Handwerksbetrieb stellt einer Kommune eine Rechnung. Die Rechnungsdaten werden als XRechnung übermittelt und können dort direkt elektronisch verarbeitet werden.

ZUGFeRD

ZUGFeRD kombiniert eine lesbare PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Dadurch kann die Rechnung sowohl vom Menschen gelesen als auch automatisiert verarbeitet werden.

Für viele Unternehmen ist dieses hybride Format besonders praktisch.

Beispiel: Ein Unternehmen erhält per E-Mail eine ZUGFeRD-Rechnung. Der Mitarbeiter kann die PDF wie gewohnt öffnen, während die Buchhaltungssoftware gleichzeitig die eingebetteten Rechnungsdaten ausliest.

Auch andere Formate sind möglich

Neben XRechnung und ZUGFeRD können auch andere strukturierte Formate verwendet werden, sofern sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und die enthaltenen Rechnungsdaten elektronisch verarbeitet werden können.

Entscheidend ist also nicht der Name des Formats, sondern dass die Rechnung strukturiert, elektronisch übermittelt und automatisiert verarbeitet werden kann.

E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und aufbewahren

E-Rechnungen sollten nicht nur empfangen, sondern auch strukturiert verarbeitet und ordnungsgemäß aufbewahrtwerden. Entscheidend ist, dass die Rechnungsdaten vollständig erhalten bleiben und in die betrieblichen Abläufe eingebunden werden können.

Für Unternehmen bedeutet das insbesondere:

  • einen geeigneten Empfangsweg für E-Rechnungen bereitzuhalten
  • eingehende Rechnungen eindeutig zuzuordnen
  • Rechnungsdaten digital weiterzuverarbeiten
  • Freigabe- und Prüfprozesse sinnvoll zu organisieren
  • E-Rechnungen ordnungsgemäß und nachvollziehbar zu archivieren

Beispiel: Eine E-Rechnung geht per E-Mail ein. Statt sie auszudrucken und manuell abzulegen, wird sie digital geprüft, freigegeben, an die Buchhaltung weitergegeben und elektronisch archiviert.

Gerade hier zeigt sich, dass die E-Rechnung nicht nur ein neues Rechnungsformat ist. Sie kann ein sinnvoller Anlass sein, bestehende Prozesse rund um Rechnungseingang, Freigabe, Buchhaltung und Archivierung insgesamt zu verbessern.

Wir unterstützen unsere Mandanten dabei, diese Abläufe so zu gestalten, dass sie im Alltag funktionieren und zur bestehenden Organisation passen.

Was bedeutet die E-Rechnung im Unternehmensalltag?

Die E-Rechnung betrifft nicht nur die Rechnungsstellung. Sie verändert häufig auch interne Abläufe rund um Prüfung, Freigabe, Buchhaltung und Archivierung.

Für Unternehmen kann das unter anderem bedeuten:

  • weniger manuelle Erfassung von Rechnungsdaten
  • schnellere Weitergabe und Freigabe von Eingangsrechnungen
  • bessere Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungsständen
  • weniger Medienbrüche zwischen E-Mail, Papier und Buchhaltung
  • aktuellere Daten für die Finanzbuchhaltung

Beispiel: Eine Eingangsrechnung wird digital empfangen, intern freigegeben und anschließend direkt an die Buchhaltung weitergegeben. Die Rechnungsdaten müssen nicht erneut erfasst werden und bleiben während des gesamten Prozesses digital verfügbar.

Wichtig ist dabei: Nicht jeder Betrieb braucht denselben Ablauf. Ein kleiner Handwerksbetrieb hat andere Anforderungen als ein Unternehmen mit mehreren Abteilungen und eigenen Freigabeprozessen.

Die beste Lösung ist deshalb nicht die technisch umfangreichste, sondern diejenige, die zu den tatsächlichen Abläufen des Unternehmens passt.

Wie unterstützen wir Sie bei der E-Rechnung?

Die Umstellung auf die E-Rechnung betrifft nicht nur die Technik, sondern häufig auch bestehende Abläufe im Unternehmen. Wir unterstützen Sie dabei, die gesetzlichen Anforderungen einzuordnen und eine Lösung zu finden, die zu Ihrem Betrieb passt.

Dabei helfen wir insbesondere bei:

  • der Prüfung, welche Rechnungen von der E-Rechnungspflicht betroffen sind
  • der Einordnung von Übergangsfristen und Ausnahmen
  • der Auswahl geeigneter Prozesse für Empfang und Versand
  • der Einbindung der E-Rechnung in die Finanzbuchhaltung
  • der Abstimmung von Prüf-, Freigabe- und Archivierungsprozessen
  • der Zusammenarbeit mit DATEV und bestehenden digitalen Lösungen
  • Fragen zur praktischen Umsetzung im Unternehmensalltag

Beispiel: Ein Handwerksbetrieb möchte seine Rechnungen künftig elektronisch versenden und gleichzeitig den Rechnungseingang digital organisieren. Wir prüfen gemeinsam, welche Schritte tatsächlich erforderlich sind und wie sich die Prozesse möglichst einfach in die bestehende Buchhaltung integrieren lassen.

Unser Ziel ist eine Lösung, die rechtssicher, praktikabel und im Alltag gut nutzbar ist.

Häufige Fragen zur E-Rechnung

Eine E-Rechnung enthält Rechnungsdaten in einem strukturierten elektronischen Format, sodass sie automatisch weiterverarbeitet werden können. Eine gewöhnliche PDF-Datei ist dagegen grundsätzlich nur eine sonstige elektronische Rechnung und keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne.

Beispiel: Eine PDF kann zwar per E-Mail verschickt und am Bildschirm gelesen werden. Bei einer E-Rechnung können Buchhaltungsprogramme die enthaltenen Daten zusätzlich automatisiert auslesen und weiterverarbeiten.

Grundsätzlich ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die reine Empfangspflicht genügt grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach; ein spezielles E-Rechnungs-Postfach ist nicht vorgeschrieben.

Für die Praxis ist der Empfang allein jedoch nur der erste Schritt. E-Rechnungen sollten anschließend lesbar gemacht, geprüft, verarbeitet und ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Dafür empfiehlt sich ein geeigneter digitaler Prozess.

Wir empfehlen unseren Mandanten hierfür insbesondere DATEV Unternehmen online, weil E-Rechnungen dort in die bestehenden Buchhaltungsprozesse eingebunden und gemeinsam mit der Kanzlei weiterverarbeitet werden können.

Die Verpflichtung zur Ausstellung wird durch Übergangsregelungen schrittweise eingeführt. Bis Ende 2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich noch sonstige Rechnungen verwenden. Bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 € kann die Übergangsregelung bis Ende 2027 genutzt werden. Ab 2028 ist die E-Rechnung für die betroffenen inländischen B2B-Umsätze grundsätzlich verpflichtend.

Ob eine E-Rechnung ausgestellt werden muss, hängt immer vom konkreten Umsatz ab. Die Pflicht betrifft grundsätzlich bestimmte Umsätze zwischen inländischen Unternehmen; für einzelne Fälle gelten Ausnahmen.

In der Praxis sind vor allem XRechnung und ZUGFeRD verbreitet. Es können aber auch andere Formate verwendet werden, sofern sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und eine elektronische Verarbeitung der strukturierten Rechnungsdaten ermöglichen. § 14 UStG schreibt daher nicht ausschließlich ein bestimmtes Dateiformat vor.

Ja. EDI-Verfahren wie EDIFACT können auch künftig für E-Rechnungen genutzt werden, wenn die erforderlichen Rechnungsangaben strukturiert vorliegen und richtig sowie vollständig in ein mit der europäischen Norm EN 16931 kompatibles Format überführt werden können.

Bestehende EDI-Lösungen müssen daher nicht automatisch durch XRechnung oder ZUGFeRD ersetzt werden. Entscheidend ist, ob das konkrete Verfahren die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllt. Für EDI-Verfahren, die diese Anforderungen noch nicht vollständig erfüllen, gelten noch Übergangsregelungen bis Ende 2027.

Beispiel: Ein größerer Lieferant übermittelt Rechnungsdaten bereits seit Jahren per EDIFACT direkt an das Warenwirtschaftssystem seines Kunden. Erfüllt dieser Datenaustausch die gesetzlichen Anforderungen, kann dieses Verfahren weiterhin als E-Rechnung genutzt werden.

E-Rechnungen müssen so aufbewahrt werden, dass die strukturierten Rechnungsdaten vollständig, unverändert und während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben. Ein Ausdruck auf Papier ersetzt die elektronische Aufbewahrung grundsätzlich nicht.

Für die Praxis empfiehlt sich deshalb ein digitales System, in dem E-Rechnungen geordnet, nachvollziehbar und revisionssicher abgelegt werden können.

DATEV Unternehmen online bietet hierfür eine geeignete Möglichkeit: Eingehende E-Rechnungen können digital bereitgestellt, in den Buchhaltungsprozess eingebunden und elektronisch archiviert werden.

So bleiben Rechnung, Buchung und weitere Bearbeitungsschritte miteinander verknüpft und für Unternehmen und Kanzlei nachvollziehbar.

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Wir unterstützen Sie gerne dabei, die Anforderungen der E-Rechnung auf Ihre konkreten Abläufe zu übertragen und eine praktikable Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

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