Wer Mitarbeiter im Außendienst beschäftigt, Monteure auf Baustellen schickt oder selbst regelmäßig zu Kunden fährt, kommt an der Reisekostenabrechnung nicht vorbei. Für Handwerksbetriebe und Unternehmen im Saarland gilt 2026: Die Grundregeln sind stabil, aber die richtige Umsetzung entscheidet darüber, ob Kosten vollständig abgesetzt werden oder im Prüfungsfall fehlen. Dieser Beitrag erklärt die aktuellen Pauschalen, Dokumentationspflichten und Besonderheiten bei Homeoffice-Tagen.

Was gilt als Dienstreise – und was nicht?

Eine Dienstreise liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer oder Selbstständiger vorübergehend außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig wird. Die erste Tätigkeitsstätte ist in der Regel der feste Betriebssitz – bei einem Handwerksbetrieb also die Werkstatt oder das Büro.

Wichtig: Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind keine Dienstreise, sondern werden über die Entfernungspauschale abgerechnet. Erst wenn der Mitarbeiter von dort weiter zu einem Kunden oder einer Baustelle fährt – oder direkt von zuhause zu einem Einsatzort –, gelten die Reisekostenregeln.

Für viele Außendienstmitarbeiter im Saarland, die keinen festen Büroarbeitsplatz haben, gilt: Das Finanzamt prüft genau, wo die erste Tätigkeitsstätte liegt. Eine falsche Zuordnung kann dazu führen, dass angesetzte Reisekosten nicht anerkannt werden.

Fahrtkosten: Kilometerpauschale und Fahrtenbuch

Für dienstliche Fahrten mit dem privaten Pkw gilt 2026 die Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro Kilometer. Sie kann vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet oder vom Selbstständigen als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.

Wer einen Firmenwagen nutzt, muss die tatsächlichen Kosten ansetzen oder ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führen. Das Fahrtenbuch muss zeitnah und lückenlos sein – nachträgliche Ergänzungen erkennt das Finanzamt nicht an.

Für Handwerksbetriebe in Saarbrücken und der Region gilt: Wer Monteure mit Firmenfahrzeugen auf Baustellen schickt, sollte klare interne Prozesse für die Fahrtenerfassung etablieren. Fehlende Nachweise sind einer der häufigsten Auslöser für Nachforderungen bei Lohnprüfungen.

Verpflegungsmehraufwand: Die Pauschalen 2026

Für Dienstreisen im Inland gelten 2026 folgende Verpflegungspauschalen:

  • Abwesenheit ab 8 Stunden: 16 Euro
  • Abwesenheit von 24 Stunden (ganzer Kalendertag): 32 Euro
  • An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen: jeweils 16 Euro (ohne Mindestabwesenheitszeit)

Diese Pauschalen können ohne Einzelnachweis angesetzt werden. Mahlzeiten, die vom Arbeitgeber gestellt oder finanziert werden (z. B. bei Seminaren oder auf Kosten des Kunden), kürzen die Pauschale: Frühstück um 5,60 Euro, Mittag- und Abendessen jeweils um 11,20 Euro.

Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen, die das Bundesfinanzministerium jährlich aktualisiert.

Übernachtungskosten

Übernachtungskosten werden in tatsächlicher Höhe erstattet – vorausgesetzt, der Arbeitnehmer legt einen Beleg vor. Eine Übernachtungspauschale (wie früher 20 Euro) gibt es für Arbeitnehmer nicht mehr. Selbstständige können tatsächliche Übernachtungskosten als Betriebsausgabe absetzen, sofern sie belegt sind und der betriebliche Anlass nachvollziehbar ist.

Homeoffice-Tage und die Reisekostenabrechnung

Immer mehr Mitarbeiter arbeiten teilweise von zuhause. Das hat direkte Auswirkungen auf die Reisekostenabrechnung: Wer vom Homeoffice aus direkt zu einem Kunden oder einer Baustelle fährt, kann diese Fahrt als Dienstreise abrechnen – unabhängig davon, ob der Betriebssitz näher läge.

Für die Homeoffice-Pauschale 2026 (6 Euro pro Tag, maximal 1.260 Euro im Jahr) und die Reisekosten gilt: Beides kann nebeneinander genutzt werden, wenn die Voraussetzungen jeweils erfüllt sind. Ein Homeoffice-Tag schließt eine Dienstreise an diesem Tag nicht aus.

Wichtig für Arbeitgeber: Die Dokumentation muss eindeutig zeigen, von welchem Ort aus der Mitarbeiter seine Fahrt angetreten hat. Bei Außendienstmitarbeitern empfiehlt sich eine klare Regelung im Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung.

Besonderheiten für Handwerksbetriebe und Baugewerbe

Handwerksbetriebe in Völklingen, Saarbrücken und dem gesamten Saarland stehen vor einer typischen Herausforderung: Mitarbeiter haben keinen festen Arbeitsplatz im Betrieb, sondern fahren täglich direkt von zuhause zu wechselnden Baustellen. Hier ist die Frage der ersten Tätigkeitsstätte entscheidend.

Wenn ein Mitarbeiter dauerhaft keiner festen Tätigkeitsstätte zugeordnet ist, gelten alle Fahrten zu Einsatzorten als Dienstreisen – mit Anspruch auf Fahrtkosten und Verpflegungspauschalen. Das kann steuerlich erhebliche Vorteile bringen, erfordert aber eine saubere arbeitsvertragliche Regelung und konsequente Dokumentation.

Außerdem gilt die Dreimonatsfrist: Wer länger als drei Monate ununterbrochen an derselben Baustelle tätig ist, verliert den Anspruch auf Verpflegungspauschalen für diesen Einsatzort. Nach einer Unterbrechung von mindestens vier Wochen beginnt die Frist neu.

Checkliste: Reisekostenabrechnung korrekt erstellen

  • Datum, Uhrzeit (Abfahrt und Rückkehr) sowie Reiseziel dokumentieren
  • Dienstlichen Zweck der Reise festhalten
  • Gefahrene Kilometer und genutztes Fahrzeug angeben
  • Belege für Übernachtungen und außergewöhnliche Ausgaben sammeln
  • Verpflegungspauschale anhand der Abwesenheitsdauer berechnen
  • Gestellte Mahlzeiten gegenrechnen
  • Dreimonatsfrist bei dauerhaften Einsatzorten im Blick behalten

Häufige Fehler – und wie Sie sie vermeiden

In der Praxis führen vor allem drei Fehler zu Problemen bei Betriebsprüfungen:

  1. Fehlende oder nachträgliche Dokumentation: Fahrtenbücher und Reisekostenbelege müssen zeitnah geführt werden. Nachträgliche Rekonstruktionen werden vom Finanzamt regelmäßig abgelehnt.
  2. Falsche Abwesenheitszeiten: Die Verpflegungspauschale hängt von der tatsächlichen Abwesenheit ab – nicht von der Arbeitszeit. Wer um 6:00 Uhr losfährt und um 14:30 Uhr zurückkommt, hat mehr als 8 Stunden Abwesenheit und kann 16 Euro ansetzen.
  3. Unklare erste Tätigkeitsstätte: Ohne klare Regelung im Arbeitsvertrag kann das Finanzamt die erste Tätigkeitsstätte zu Ungunsten des Unternehmens festlegen.

Reisekostenabrechnung mit Steuerberater absichern

Gerade für Handwerksbetriebe und Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern lohnt es sich, die eigenen Abrechnungsprozesse einmal von einem Steuerberater prüfen zu lassen. Unsere Kanzlei Braun & Braun in Völklingen berät Unternehmen aus Saarbrücken, dem Saarland und der gesamten Region – von der Einrichtung prüfungssicherer Dokumentationsprozesse bis zur laufenden Lohnbuchhaltung.

Sprechen Sie uns an – wir helfen Ihnen, Reisekosten korrekt abzurechnen und steuerliche Potenziale vollständig zu nutzen.