Kurz-Check
- Vollständige Pflichtangaben (siehe unten) – sonst drohen Verzögerungen.
- Transparenz bei Arbeitszeit, Material, Zuschlägen und Anfahrt.
- Digital & GoBD: Prozesse dokumentieren, E-Rechnung vorbereiten.
Pflichtangaben (kompakt)
- Name/Anschrift von Betrieb und Kunde
- Fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistungsdatum/-zeitraum
- Steuernummer oder USt-ID
- Netto, Steuersatz (i. d. R. 19 %, ggf. 7 %), Umsatzsteuerbetrag, Brutto
- Zahlungsziel, Bankverbindung
Für die praktische Ausgestaltung der Positionen empfehlen wir den Beitrag
Umsatzsteuer im Handwerk: Rechnungsgestaltung.
Arbeitszeit & Stundensätze korrekt ausweisen
- Stundensatz klar benennen (z. B. 50,00 €/h) und Arbeitszeit je Tag oder Einsatz aufführen.
- Stundenzettel/Zeiterfassung mit Datum, Tätigkeit, Dauer – idealerweise vom Auftraggeber gegengezeichnet.
- Trennen von Arbeitszeit, Fahrzeit und Rüstzeit; Rundungen in Viertelstunden sind gängig.
- Leistungsbeschreibung konkret (z. B. „Austausch Armatur inkl. Dichtung“) – keine Leerformeln.
Material, Kleinmaterial & Zuschläge
- Einzelaufstellung (Menge × Preis) oder Pauschale – immer vorab vereinbaren und auf der Rechnung klar benennen.
- Materialzuschlag (Beschaffung/Lager/Transport) ist zulässig, wenn offen ausgewiesen.
- Kleinmaterial (z. B. Dübel/Schrauben) als Pauschale möglich – transparent und realistisch kalkuliert.
Anfahrt & Baustellenpauschale
- Fahrtkosten als Kilometer- oder Anfahrtspauschale; Fahrzeit nur, wenn vereinbart.
- Baustellenpauschale (Organisation/Einrichtung vor Ort) nur bei vorheriger Absprache – eindeutig bezeichnen.
- Zusatzkosten immer vor Vertragsabschluss kommunizieren.
Abschlags- vs. Schlussrechnung (kurz erklärt)
- Abschlagsrechnungen für bereits erbrachte Teilleistungen – sichern Liquidität bei längeren Projekten.
- Schlussrechnung fasst alle Leistungen zusammen, zieht Abschläge ab und weist den Restbetrag aus (nach Abnahme).
- Prüffähigkeit: klare Positionen, Leistungszeiträume und Abweichungen zum Kostenvoranschlag erläutern.
Mehr zur Vorbereitung auf Prüfungen:
Betriebsprüfung im Handwerk.
Digital: E-Rechnung, GoBD & Kasse
- E-Rechnung ist mehr als PDF: strukturiertes Format (z. B. XRechnung/ZUGFeRD), Pflichtfelder, maschinell lesbar – siehe
E-Rechnung: Überblick. - GoBD-konforme Ablage (Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit) und klare Prozesse – z. B. mit
Unternehmen online. - Kassenthemen (Barumsätze): TSE-Pflicht für elektronische Kassen; Grundlagen in
Kassenführung und
Kassen-Nachschau.
Steuerbonus für Haushalte
Private Auftraggeber können 20 % der Arbeitskosten (nicht Material) als haushaltsnahe Dienstleistungen von der Einkommensteuer abziehen. Deshalb Arbeits- und Materialkosten getrennt ausweisen – das erleichtert die Anerkennung durch das Finanzamt.
