Ab dem 1. Januar 2025 trat eine wichtige steuerliche Änderung in Kraft: Unternehmerinnen und Unternehmer in Deutschland sind verpflichtet, ihre elektronischen Kassensysteme beim Finanzamt zu melden. Ziel dieser Regelung ist die Bekämpfung von Steuerhinterziehung und die Schaffung einheitlicher Standards bei der digitalen Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen.

Hintergrund: Warum die Kassenmeldepflicht kommt

Die elektronische Kassenmeldung wurde ursprünglich bereits 2020 vorgesehen, ihre Einführung jedoch mehrfach verschoben. Nun ist es soweit: Ab 2025 müssen alle in Betrieb befindlichen elektronischen Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion elektronisch registriert werden – unabhängig davon, ob sie gekauft, gemietet oder geleast wurden.

Die gesetzliche Grundlage hierfür ist § 146a Abgabenordnung (AO). Wer die Meldepflicht ignoriert, muss mit Bußgeldern bis zu 25.000 Euro und möglichen steuerlichen Nachteilen rechnen.

Wen betrifft die neue Regelung?

Grundsätzlich gilt die Meldepflicht für alle Unternehmer, die ein elektronisches Kassensystem einsetzen – vom Einzelhändler über den Arzt bis zum Gastronomiebetrieb. Auch Betriebe mit mehreren Betriebsstätten oder mehreren Geräten müssen jede Kasse einzeln melden.

Eine Ausnahme gibt es für offene Ladenkassen. Diese unterliegen nicht der Meldepflicht, sofern keine elektronischen Aufzeichnungssysteme verwendet werden. Das betrifft z. B. Wochenmarktstände oder einfache Verkaufsstände ohne technische Geräte.

Mehr zur ordnungsgemäßen Kassenführung im Handwerk lesen Sie hier.

Welche Angaben sind notwendig?

Bei der Registrierung über Mein ELSTER müssen u. a. folgende Daten angegeben werden:

  • Name und Steuernummer des Unternehmens
  • Art des Kassensystems (z. B. PC-Kasse, Tablet-Kasse, Taxameter)
  • Seriennummer der Kasse
  • Daten zur Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE): Seriennummer, Art (Hardware/Cloud), Zertifizierungs-ID
  • Datum der Anschaffung und Inbetriebnahme
  • Bei Außerbetriebnahme: Datum und Grund (z. B. Defekt, Verkauf)

Mehr zur Bedeutung der TSE und Buchhaltung erfahren Sie in unserem Beitrag zur digitalen Buchhaltung mit E-Rechnungen.

Fristen & Übergangsregelung

  • Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.
  • Neu angeschaffte Kassen ab dem 1. Juli 2025 müssen innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme gemeldet werden.
  • Auch Außerbetriebnahmen müssen innerhalb eines Monats gemeldet werden.

Für Taxameter und Wegstreckenzähler gilt eine Übergangsregelung bis 31. Dezember 2025 – sofern keine zertifizierte TSE verbaut ist.

So funktioniert die Meldung über Mein ELSTER

Die Meldung erfolgt ausschließlich elektronisch über das ELSTER-Portal. Papierformulare sind nicht zulässig. Es stehen drei Übermittlungswege zur Verfügung:

  • Direkteingabe im ELSTER-Formular
  • Upload einer XML-Datei (z. B. exportiert vom Kassensystem)
  • Automatisierte Übermittlung über eine zertifizierte API-Schnittstelle

Wichtig: Für jede Betriebsstätte ist eine eigene Meldung erforderlich. Alle Geräte müssen dabei einheitlich pro Standort gemeldet werden.

Eine Einführung zur Kassennachschau durch das Finanzamt finden Sie in diesem Artikel.

Fazit: Jetzt vorbereiten und rechtzeitig handeln

Die elektronische Kassenmeldung ab 2025 ist ein weiterer Schritt in Richtung digitaler und transparenter Unternehmensführung. Wer sich frühzeitig informiert und vorbereitet, erspart sich Stress, Bußgelder und mögliche Probleme bei Betriebsprüfungen.

Wir empfehlen:

  • Überprüfung, ob alle Kassensysteme meldepflichtig sind
  • Sammeln aller notwendigen Daten (Seriennummern, TSE-Daten etc.)
  • Einrichtung eines ELSTER-Kontos (falls noch nicht vorhanden)
  • ggf. frühzeitige Rücksprache mit dem Steuerberater Ihres Vertrauens

Sie haben Fragen zur Umsetzung? Unsere Steuerkanzlei in Völklingen im Saarland unterstützt Sie gerne bei der rechtssicheren Umsetzung der Kassenmeldepflicht und anderer steuerlicher Anforderungen. Jetzt Kontakt aufnehmen.