2026 steht eine große Umstellung bei der Bekanntgabe von Steuerbescheiden bevor. Die elektronische Bescheidbekanntgabe wird durch § 122a AO neu geregelt – Finanzbehörden können Verwaltungsakte künftig digital zum Abruf bereitstellen. Für Steuerberater heißt das: Arbeitsalltag und Abläufe müssen sich anpassen.
Eigentlich sollten digitale Steuerbescheide ab 2026 automatisch für elektronisch eingereichte Steuererklärungen gelten. Das wurde aber auf 2027 verschoben – ein Aufatmen für viele Kanzleien, die noch Zeit für die Umstellung brauchen.
Die Vollmachtsdatenbank bleibt dabei der zentrale Dreh- und Angelpunkt. Sie ermöglicht es, in die elektronische Bescheidbekanntgabe einzuwilligen und Bescheide digital abzurufen. Im Folgenden geht’s um die wichtigsten rechtlichen Grundlagen, die Nutzung der VDB und worauf Sie in der Praxis achten sollten.
Rechtsgrundlagen und Neuerungen zur elektronischen Bescheidbekanntgabe 2026
Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV wird die elektronische Bekanntgabe von Verwaltungsakten ab 2026 neu geregelt. Elektronische Steuerbescheide werden zur Regel, Papierbescheide zur Ausnahme.
Grundlagen des § 122a AO und Geltungsbereich ab 2026
§ 122a AO bildet die rechtliche Basis für die elektronische Bekanntgabe von Verwaltungsakten. Steuerbescheide werden künftig zum Datenabruf bereitgestellt.
Das gilt für alle Bescheide, die auf elektronisch eingereichten Steuererklärungen basieren. Die Einwilligung der Steuerpflichtigen ist nicht mehr nötig; die Finanzämter können die Bescheide einfach digital bereitstellen.
Steuerberater müssen ihre Vollmachten in der VDB aktuell halten, um Zugriff auf die Bescheide zu haben.
Wesentliche Änderungen durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV
Das Gesetz schafft die Einwilligungspflicht für elektronische Bescheide ab. Hier die wichtigsten Änderungen:
- Elektronische Bescheide kommen ohne Einwilligung
- Datenabruf wird Standard
- Papierform bleibt möglich
- Benachrichtigungen sind nur noch Hinweise
Für Steuerberater heißt das: Den Datenabruf müssen Sie regelmäßig einplanen, sonst riskieren Sie Fristversäumnisse.
Beginn der Bekanntgabefrist und Einspruchsfrist
Ein elektronisch bereitgestellter Bescheid gilt am vierten Tag nach Bereitstellung als bekanntgegeben, egal ob Sie ihn schon abgerufen haben. Die Einspruchsfrist startet dann automatisch.
Benachrichtigungen der Finanzverwaltung dienen nur als Hinweis – rechtlich relevant ist allein die Bereitstellung.
Wichtige Fristen:
| Ereignis | Zeitpunkt |
|---|---|
| Bereitstellung | Tag 0 |
| Bekanntgabe | Tag 4 |
| Einspruchsfrist beginnt | Tag 4 |
Ihre Kanzleiprozesse sollten so laufen, dass Ausfälle nicht zur Fristversäumnis führen. Das ist wirklich entscheidend.
Regelung zur postalischen Bekanntgabe und Antragsverfahren
Wer keine elektronischen Bescheide möchte, kann weiterhin einen Antrag auf postalische Bekanntgabe stellen – formlos, ohne Begründung, einmalig oder dauerhaft. Der Antrag gilt nur für die Zukunft; bereits digital bereitgestellte Bescheide bleiben digital.
Wichtig: Wer 2026 schon in die elektronische Bekanntgabe eingewilligt hat, erhält Bescheide digital. Ansonsten gibt’s im Übergangsjahr noch Papier, bis Sie aktiv umstellen.
Die E-Mail-Adresse in der VDB sollte aktuell sein, damit Benachrichtigungen Sie erreichen.
Die Vollmachtsdatenbank (VDB) und ihre Rolle in der elektronischen Bescheidbekanntgabe
Die Vollmachtsdatenbank der Bundessteuerberaterkammer ist das zentrale System für Vollmachten und die Festlegung der elektronischen Bekanntgabeadresse. Hierüber laufen ab 2027 die elektronischen Steuerbescheide.
Bevollmächtigung und Hinterlegung von Vollmachten in der VDB
Für den digitalen Empfang von Bescheiden brauchen Sie eine Bekanntgabevollmacht Ihrer Mandanten. Diese wird in der VDB nach dem amtlichen Muster gemäß § 80a AO erfasst und elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt. Nach wenigen Tagen erfolgt die Freigabe. Das unterschriebene Original bleibt in Ihrer Kanzlei.
Wichtige Angaben:
- Steuernummer
- Wirtschafts-Identifikationsnummer (falls vorhanden)
- Art und Dauer der Vollmacht
Die Eingabe geht manuell oder – falls vorhanden – per Schnittstelle aus Ihrer Kanzleisoftware.
Aktualisierung und Verwaltung der Bekanntgabeadressen
In der VDB legen Sie für jeden Mandanten die Bekanntgabeadresse fest. Änderungen lassen sich jederzeit vornehmen und werden direkt übermittelt. Bei Mandatswechseln oder Vollmachtsende müssen Sie die Daten anpassen oder löschen.
Der Status aller Vollmachten ist in der VDB einsehbar. Die Referenznummer hilft bei Rückfragen mit dem Finanzamt.
Elektronisches Antragsverfahren für die postalische Bekanntgabe
Ab 2026 können Sie in der VDB einen Antrag auf dauerhafte Papierbescheide stellen – spätestens bis Ende 2026, wenn Sie ab 2027 keine digitalen Bescheide möchten. Die Entscheidung gilt kanzleiweit für alle Mandanten.
Ohne Antrag erhalten Sie ab 2027 automatisch alle Bescheide digital, abrufbar im ELSTER-Postfach.
Nutzungsverträge, Datenschutz und Sicherheit
Für die VDB-Nutzung schließen Sie einen Vertrag mit der BStBK ab. Zugang gibt’s über den Kammermitgliedsausweis oder die Steuerberaterplattform.
Die VDB erfüllt hohe Datenschutzstandards. Sie sind für die korrekte Verwaltung der Mandatsdaten verantwortlich. Bei der Registrierung geben Sie an, ob Sie eine Einzelkanzlei oder Gesellschaft führen. Jeder Partner braucht einen eigenen Kammermitgliedsausweis für den Zugang.
Elektronische Bescheidbekanntgabe und digitale Arbeitsprozesse in Steuerkanzleien
Ab 2026 krempelt die elektronische Bescheidbekanntgabe den Alltag in Steuerkanzleien um. Neue Abrufverfahren müssen eingeführt und Mandanten über digitale Abläufe informiert werden – das klingt erstmal nach viel Umstellung.
Elektronische Datenabrufverfahren für Steuerbescheide
Steuerbescheide werden ab 2026 grundsätzlich digital abgerufen. Die Finanzbehörden stellen Bescheide ohne vorherige Zustimmung elektronisch bereit.
Der Abruf läuft über ELSTER oder andere Plattformen der Finanzverwaltung. Dafür braucht’s aktive Nutzerkonten mit gültigen Bekanntgabeadressen.
Ein elektronischer Bescheid gilt vier Tage nach Bereitstellung als bekannt gegeben, dann startet die Einspruchsfrist automatisch. Die Benachrichtigung über die Bereitstellung ist nur ein Hinweis und verschiebt diesen Zeitpunkt nicht.
Regelmäßige Kontrolle ist Pflicht: Neue Bescheide müssen zeitnah abgerufen werden, sonst läuft die Frist trotzdem.
Praxisabläufe und Prozesse in Kanzleien 2026
Mit der digitalen Bekanntgabe müssen Kanzleien ihre Abläufe neu denken. Wer übernimmt den täglichen oder wöchentlichen Abruf? Urlaubs- und Krankheitsvertretungen gehören ab jetzt zur Planung dazu.
- Vollmachten in der Vollmachtsdatenbank prüfen
- Aktuelle E-Mail-Adressen hinterlegen
- Mitarbeiter zum Verfahren schulen
- Erinnerungssysteme für Abrufe einrichten
Da Papierbescheide zur Ausnahme werden, sollte früh geklärt werden, welche Mandanten weiterhin Papier wünschen – das ist dann extra zu beantragen.
Benachrichtigung und Zustellung über ELSTER und andere Plattformen
ELSTER bleibt die Hauptplattform für den Abruf. Die Finanzverwaltung informiert per E-Mail, sobald ein neuer Bescheid bereitliegt – an die Adresse, die in der Vollmachtsdatenbank steht.
Diese E-Mail ist nur ein Hinweis und hat keine Auswirkung auf die Fristberechnung. Wichtig: Die Bekanntgabeadressen müssen aktuell sein, sonst verpassen Sie die Nachricht.
Manche Behörden nutzen auch andere sichere Plattformen. Es lohnt sich, im eigenen Zuständigkeitsbereich nachzufragen, welche Systeme dort laufen.
Aufgaben des Steuerberaters bei der digitalen Bescheidbekanntgabe
Als Steuerberater sind Sie dafür verantwortlich, die elektronischen Bescheide Ihrer Mandanten rechtzeitig abzurufen. Sie brauchen also interne Abläufe, die das Einhalten der Fristen sicherstellen – sonst kann’s schnell eng werden.
Sprechen Sie mit Ihren Mandanten über die Umstellung auf digitale Bescheide. Manche möchten vielleicht lieber weiterhin Papierbescheide, andere sind mit der elektronischen Variante einverstanden. Das sollten Sie vorher klären.
Werfen Sie regelmäßig einen Blick in die Vollmachtsdatenbank und halten Sie Ihre Angaben aktuell. Ohne gültige Vollmacht läuft beim Abruf nämlich gar nichts.
Passen Sie Ihre Fristen an, denn elektronische Bescheide gelten schneller als zugestellt. Die Vier-Tage-Regel verlangt ein deutlich genaueres Monitoring als früher bei der Postzustellung – da reicht ein kurzer Kontrollblick einfach nicht mehr.
