E-Rechnung 2026: Gesetzliche Pflicht, Empfang und Geltungsbereich
Ab 2026 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, strukturierte, maschinenlesbare Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten zu können. Das betrifft vor allem den B2B-Bereich – also Geschäfte zwischen Unternehmen. Es gibt aber auch Ausnahmen, etwa für Kleinbetragsrechnungen und bestimmte B2C-Konstellationen.
Pflichten für den Rechnungsempfang ab 2026
Unternehmen müssen ab diesem Zeitpunkt E-Rechnungen in einem strukturierten Format annehmen, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. XRechnung und ZUGFeRD (beide XML-basiert) sind die gängigen Formate. Eine simple PDF-Datei ist dann nicht mehr ausreichend.
Solche E-Rechnungen müssen im Originalformat revisionssicher archiviert werden – das ist kein Wunschkonzert, sondern ergibt sich aus Abgabenordnung und GoBD. Die Aufbewahrungsfrist liegt meist bei zehn Jahren, wie man es von steuerlichen Unterlagen kennt.
Damit das klappt, braucht es passende Schnittstellen und Workflows, damit die Rechnungsdaten in die Buchhaltung rutschen. Wer hier schludert, riskiert Fehler und Stress beim Vorsteuerabzug. Und das will wirklich niemand.
Wer ist betroffen? – Anwendungsbereich B2B und Ausnahmen
Die Pflicht gilt vor allem für Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen (B2B) und für viele Lieferanten im öffentlichen Bereich (B2G). Privatkunden (B2C) sind in der Regel außen vor.
Ein paar Ausnahmen gibt’s trotzdem: Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro, bestimmte steuerfreie Leistungen oder spezielle Branchen. Kleine Unternehmen mit geringem Jahresumsatz dürfen sich über verlängerte Übergangsfristen freuen – sie können also noch etwas länger mit PDF oder Papier arbeiten, sofern der Empfänger mitspielt.
Wer grenzüberschreitend arbeitet, muss außerdem EU-Vorgaben und die EN‑16931-Norm beachten. Die nationale Umsetzung kann dabei nochmal eigene Details und Umsatzgrenzen einführen.
Abgrenzung: E-Rechnung, sonstige Rechnung und PDF
Eine E-Rechnung ist immer ein strukturiertes, maschinenlesbares Format mit standardisierten Feldern. XRechnung (pures XML) und ZUGFeRD (Hybrid aus XML und PDF) sind typische Beispiele. Ein PDF ohne eingebettete XML-Daten zählt nicht.
Papierbelege oder reine PDFs sind für eine Übergangszeit noch okay, aber für den Vorsteuerabzug und die digitale Verarbeitung braucht’s das strukturierte Format. Wer clever ist, setzt auf Systeme, die beides bieten: strukturierte Daten und eine lesbare PDF-Ansicht. Archiviert werden muss das Originalformat – nicht nur das hübsche Bildchen.
Rechtliche Grundlagen und nationale Umsetzung
Die Pflicht basiert auf EU-Vorgaben (EN‑16931) und deutschen Gesetzen. § 14 UStG regelt die formalen Anforderungen, ergänzt durch Abgabenordnung und GoBD für Aufbewahrung und Revisionssicherheit.
Das Wachstumschancengesetz und weitere nationale Regeln bestimmen die Übergangsfristen und Schwellenwerte. Behörden wollen meist XRechnung, im privatwirtschaftlichen Bereich geht oft auch ZUGFeRD – Hauptsache, die EN‑16931-Norm wird eingehalten.
Unterm Strich gilt: Nur ordentlich archivierte und verarbeitete E-Rechnungen sichern den Vorsteuerabzug. Unternehmen müssen ihre IT und Compliance-Prozesse auf Vordermann bringen, sonst gibt’s Ärger bei der nächsten Betriebsprüfung.
E-Rechnungsformate, Technik und Übergangsfristen 2026–2028
Die E-Rechnungspflicht umfasst den Empfang, bestimmte Formate und gestaffelte Fristen. Firmen müssen kompatible Lösungen einführen, ihre IT anpassen und je nach Umsatzklasse unterschiedliche Fristen im Blick behalten.
Zulässige E-Rechnungsformate: XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X & EDI
XRechnung erfüllt die europäische EN 16931-Norm und ist vor allem im öffentlichen Bereich gesetzt. Sie liefert rein strukturierte XML-Daten für die automatische Verarbeitung.
ZUGFeRD und Factur‑X kombinieren eine PDF-Ansicht mit eingebettetem XML, was sowohl Menschen als auch Maschinen entgegenkommt.
EDI (Electronic Data Interchange) bleibt weiter zulässig, sofern die umsatzsteuerlich relevanten Felder extrahiert werden können. Wer EDI schon nutzt, kann Übergangsfristen ausschöpfen.
Wichtig: Pflichtfelder wie Umsatzsteuer-ID, Betrag und Leistungszeitraum müssen immer dabei sein. Wer auf Peppol-Netze oder Portale setzt, macht sich den Datenaustausch leichter.
Technische Anforderungen und Umsetzung im Unternehmen
Die E-Rechnung muss automatisiert verarbeitet und revisionssicher archiviert werden. Dazu gehören XML-Parsing, Prüfungen auf Pflichtfelder und die Integration in Buchhaltungssoftware wie DATEV, Lexoffice oder sevDesk.
Praktisch heißt das: E-Rechnungs-Software wählen, Testläufe mit Partnern machen, Buchhaltung schulen. Viele greifen auf Dienstleister oder Portale zurück, die PDFs ins richtige Format konvertieren.
Schnittstellen wie API, PEPPOL oder EDI sorgen für den sicheren Transfer. IT-Sicherheit – etwa Malware-Prüfung bei E-Mail-Anhängen – bleibt ein Muss. Archiviert werden muss immer das strukturierte Original, sonst kann’s bei Steuerprüfungen eng werden.
Details zu Übergangsfristen, Versandpflicht und Fristen nach Unternehmensgröße
Seit 2025 gilt: Jeder Unternehmer muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Beim Versand gibt’s Unterschiede nach Umsatz.
Ab 2027 dürfen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz nur noch strukturierte Formate verschicken – Papier und reine PDFs sind dann passé. Kleinere Firmen bekommen längere Übergangsfristen bis Ende 2027, falls der Empfänger zustimmt.
Ab 1.1.2028 ist Schluss mit Ausnahmen: Im B2B-Bereich sind dann nur noch strukturierte E-Rechnungen erlaubt, mit wenigen Ausnahmen wie Kleinbetragsrechnungen. Termine und Prüfroutinen sollte man am besten direkt im ERP-System hinterlegen.
Was ab 2027 folgt: Ausblick, Erweiterungen und neue Meldepflichten
Ab 2027 verschärfen sich die Anforderungen für größere Unternehmen: Die Zeit läuft, bis 2028 soll alles umgestellt sein. Neue Meldesysteme wie ViDA oder OZG-RE bauen dann auf den Rechnungsdaten auf, um Umsatzsteuer-Meldungen fast in Echtzeit zu ermöglichen.
Verschärfte Anforderungen für größere Unternehmen ab 2027
Ab 2027 endet die verlängerte Übergangsfrist für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Wer diese Grenze überschreitet, muss E-Rechnungen nach EU-Vorgaben erstellen oder kompatible EDI-Lösungen nutzen.
Diese Unternehmen brauchen Systeme, die umsatzsteuerlich relevante Felder automatisch extrahieren und auf EN 16931-Konformität prüfen.
Heißt im Alltag: ERP anpassen, Rechnungs-Workflows und Archivierung auf Vordermann bringen. Steuerprüfbarkeit wird wichtiger denn je – Fehler können zu Ärger mit dem Finanzamt führen. Wer auf Nummer sicher gehen will, testet und dokumentiert seine Abläufe frühzeitig.
Vollständige Umsetzung und Geltung für alle ab 2028
Ab 2028 läuft die letzte Übergangsfrist aus. Dann müssen alle B2B-Rechnungen in Deutschland in einem EU-konformen, strukturierten Format ausgestellt werden.
Papier- und PDF-Rechnungen sind dann nur noch in Ausnahmefällen erlaubt. Empfänger müssen den Empfang, die automatische Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung sicherstellen.
Kleine Unternehmen bleiben empfangspflichtig, auch wenn sie bei der Ausstellung teils noch Ausnahmen nutzen können.
Technisch heißt das: XML-basierte Formate (XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X), eventuell Signatur- oder Authentifizierungsverfahren und passende Übermittlungsprotokolle. Die Betriebsabläufe und Schnittstellen sollten bis Ende 2027 getestet und abgenommen sein – sonst gibt’s spätestens 2028 ein böses Erwachen.
Photovoltaik 2026: Was Hausbesitzer in Deutschland wissen sollten
2026 bringt für Hausbesitzer in Deutschland einige spannende Neuerungen rund um Photovoltaik. Wer eine PV-Anlage plant oder schon eine auf dem Dach hat, sollte jetzt genauer hinschauen: Es tut sich einiges bei Gesetzen, Förderungen und auch technisch bleibt kaum ein Stein auf dem anderen.
Steuerlich wird’s etwas entspannter – zumindest für kleine Anlagen. Die vereinfachte Steuererklärung bleibt, und der Nullsteuersatz für PV-Anlagen bis 30 kWp ist weiterhin gesetzt. Das nimmt vielen die Angst vor dem Papierkram. Aber Achtung: Wer viel Strom einspeist oder mit größeren Anlagen plant, sollte die neuen Regelungen zur Umsatzsteuer im Blick behalten. Da ändern sich Meldepflichten, und es gibt strengere Vorgaben bei der Abrechnung.
Die Einspeisevergütung? Die sinkt zwar weiter, aber nicht so dramatisch wie befürchtet. Wer 2026 ans Netz geht, kann noch mit attraktiven Sätzen rechnen, vor allem wenn die Anlage clever ausgelegt ist. Der Eigenverbrauch wird immer wichtiger – und das merkt man auch an den Förderprogrammen. Es gibt wieder Zuschüsse für Batteriespeicher, allerdings sind die Fördertöpfe oft schnell leer. Wer einen Speicher plant, sollte sich frühzeitig informieren und am besten direkt beantragen, sobald das Budget freigegeben ist.
Technisch wird’s anspruchsvoller: Neue Anlagen müssen laut Gesetzgebung ab 2026 bestimmte Vorgaben zur Netzdienlichkeit erfüllen. Das heißt konkret: intelligente Wechselrichter, Schnittstellen für das Energiemanagement und oft auch eine Fernsteuerbarkeit. Klingt erstmal kompliziert, aber die meisten Hersteller liefern passende Lösungen gleich mit. Trotzdem sollte man beim Kauf genau hinschauen – nicht jeder Wechselrichter, der heute noch verkauft wird, erfüllt die Anforderungen von morgen.
Mein Tipp? Nicht nur auf die reine Leistung achten, sondern auch auf die Flexibilität der Anlage. Wer jetzt in Photovoltaik investiert, sollte sich nicht mit Minimal-Standards zufriedengeben. Und: Förderungen und Gesetze ändern sich schnell – ein kurzer Anruf bei der Verbraucherzentrale oder beim Installateur kann manchmal mehr bringen als stundenlange Recherche im Netz.
