Ab dem 1. Januar 2025 müssen auch Arztpraxen im Saarland in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Heilbehandlungen bleiben meistens umsatzsteuerfrei, aber die E-Rechnung betrifft besonders umsatzsteuerpflichtige Nebenleistungen und die Privatliquidation. Wer seine Praxissoftware rechtzeitig auf XRechnung, Peppol und andere Formate vorbereitet, sorgt dafür, dass Rechnungen korrekt angenommen, verarbeitet und im XML-Archiv rechtssicher aufbewahrt werden.
Gerade bei Privatliquidation, Nebenleistungen und Praxissoftware merkt man schnell, wie wichtig klare Schnittstellen und eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation sind. Ärztinnen und Ärzte müssen nicht nur die Pflichtangaben einer Rechnung im Auge behalten, sondern auch den Datenschutz in der Praxis sicherstellen.
E-Rechnung in der Arztpraxis: Pflichten, Formate und rechtliche Grundlagen
Ab 2025 sind auch Arztpraxen verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und revisionssicher zu archivieren. Es gibt klare Vorgaben zu Formaten, steuerlichen Unterschieden bei Leistungen und zu den Pflichtangaben einer Rechnung – alles eng verknüpft mit Datenschutz und Praxisorganisation.
Gesetzliche Anforderungen und Fristen für E-Rechnungen im Saarland
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland, darunter auch Arztpraxen im Saarland, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Papierrechnungen? Die sind dann nicht mehr verpflichtend zu akzeptieren.
Für das Ausstellen von E-Rechnungen gilt eine Übergangsphase: Bis Ende 2026 dürfen Praxen mit weniger als 800.000 Euro Jahresumsatz weiterhin Rechnungen als PDF oder auf Papier verschicken. Ab 2027 wird die elektronische Form Pflicht, sofern es um umsatzsteuerpflichtige Leistungen geht.
Im Fokus steht vor allem der Empfang von Lieferantenrechnungen. Praxen müssen sicherstellen, dass ihre Praxissoftware-Schnittstellen oder Buchhaltungssysteme XML-basierte Rechnungen einlesen und archivieren können.
Eine Verfahrensdokumentation muss den Umgang mit E-Rechnungen nachvollziehbar machen. Sie beschreibt technische Abläufe, Verantwortlichkeiten im Team und die Archivierungsstrategie.
Unterschiede: E-Rechnung, XRechnung, ZUGFeRD und PDF-Rechnung
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Datei. Damit sie rechtsgültig ist, muss sie im strukturierten XML-Format vorliegen und maschinell lesbar sein.
Gängige Formate sind:
- XRechnung: Standard in Deutschland, basiert auf der EU-Norm EN 16931.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1: Kombination aus PDF und XML-Datei.
- Peppol-BIS Billing: Europäischer Standard für den Austausch über das Peppol-Netzwerk.
Eine PDF-Rechnung per E-Mail reicht nicht mehr aus, weil sie nicht automatisiert verarbeitet werden kann.
Für Arztpraxen heißt das: Die Praxissoftware sollte mindestens XRechnung oder ZUGFeRD unterstützen und eine revisionssichere Ablage im XML-Archiv ermöglichen.
Welche Leistungen sind umsatzsteuerfrei oder umsatzsteuerpflichtig?
Die meisten Leistungen von Ärztinnen und Ärzten sind Heilbehandlungen und nach § 4 Nr. 14 UStG umsatzsteuerfrei. Dazu zählen Diagnosen, Therapien und Vorsorgeuntersuchungen.
Umsatzsteuerpflichtig sind allerdings bestimmte Nebenleistungen, zum Beispiel:
- Verkauf von Kontaktlinsen oder Brillen
- kosmetische Behandlungen ohne medizinische Indikation
- Gutachten für Versicherungen oder Arbeitgeber
Für diese Leistungen kann die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung greifen, sofern der Empfänger ein Unternehmen ist.
Praxen müssen also unterscheiden, ob eine Leistung steuerfrei oder steuerpflichtig ist. Diese Unterscheidung sollte in der Praxissoftware hinterlegt werden, um Fehler bei der Rechnungsstellung zu vermeiden.
Rechnungspflichtangaben und Datenschutz in der Arztpraxis
Auch bei elektronischen Rechnungen gelten die Pflichtangaben nach § 14 UStG. Dazu gehören:
- Name und Anschrift von Praxis und Patient bzw. Rechnungsempfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
- Ausstellungsdatum und Rechnungsnummer
- Leistungsbeschreibung, Zeitraum, Entgelt und Steuerbetrag (falls steuerpflichtig)
Die Archivierung muss für 10 Jahre digital erfolgen. Papierausdrucke reichen nicht. Systeme sollten ein revisionssicheres XML-Archiv bieten, das Änderungen protokolliert.
Beim Datenschutz ist Sorgfalt gefragt. Rechnungen enthalten personenbezogene Daten und unterliegen der DSGVO. Praxen sollten sichere Übertragungswege wie Peppol oder geschützte E-Mail-Postfächer nutzen und den Zugriff auf Rechnungsdaten einschränken.
Eine klare interne Rollenverteilung bei der Bearbeitung von E-Rechnungen hilft, Risiken zu minimieren und rechtliche Vorgaben einzuhalten.
Privatliquidation, Nebenleistungen und Praxissoftware im Zusammenspiel
In Arztpraxen treffen verschiedene Anforderungen aufeinander: Privatliquidation nach GOÄ, die Unterscheidung zwischen umsatzsteuerfreien Heilbehandlungen und steuerpflichtigen Nebenleistungen – und natürlich die technische Umsetzung der E-Rechnung. Praxissoftware ist dabei eigentlich das Herzstück, um Abrechnung, Schnittstellen und Archivierung rechtssicher und effizient auf die Reihe zu bekommen.
Privatliquidation und Behandlung umsatzsteuerfreier Leistungen
Die Privatliquidation betrifft ärztliche Leistungen, die nach der Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ) abgerechnet werden. Solche Heilbehandlungen sind grundsätzlich umsatzsteuerfrei, solange sie medizinisch notwendig sind. Dazu zählen Diagnostik, Therapie und Vorsorgeuntersuchungen.
Auch hier gilt: Die Rechnungspflichtangaben nach § 14 UStG müssen beachtet werden. Eine E-Rechnung (z. B. XRechnung) ist auch bei steuerfreien Leistungen möglich, falls Kostenträger oder Patienten das wünschen.
Praxissoftware unterstützt bei der GOÄ-konformen Abrechnung durch Favoritenlisten, automatische Plausibilitätsprüfungen und Vorlagen. Systeme wie tomedo® oder CGM-Lösungen ermöglichen sogar die direkte Übermittlung an private Verrechnungsstellen. Das spart Zeit und bringt ein gutes Stück mehr Sicherheit in den Verwaltungsalltag.
Umsatzsteuerpflichtige Nebenleistungen und E-Rechnungspflicht
Nicht jede Leistung einer Arztpraxis fällt unter die Steuerbefreiung. Nebenleistungen wie kosmetische Behandlungen ohne medizinische Indikation, Atteste für private Zwecke oder Gutachten sind umsatzsteuerpflichtig.
Sobald diese Leistungen an Unternehmen oder öffentliche Auftraggeber gehen, gilt die E-Rechnungspflicht. In der Praxis heißt das, dass eine elektronische Rechnung im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format erstellt werden muss.
Eine saubere Trennung zwischen steuerfreien und steuerpflichtigen Leistungen ist wirklich wichtig. Praxissoftware kann hier mit Leistungskatalogen und Steuerkennzeichen helfen. Damit werden Behandlungen nicht versehentlich ohne Umsatzsteuer abgerechnet. Die Rechnungen lassen sich außerdem revisionssicher dokumentieren und bei Bedarf direkt ins XML-Archiv übernehmen.
Praxissoftware: Schnittstellen, XML-Archiv und Verfahrensdokumentation
Praxissoftware ist heute die Schaltzentrale für Abrechnung, Archivierung und Kommunikation. Schnittstellen zu DATEV oder Kassenbuchsystemen machen den Datenaustausch mit Steuerberatern ziemlich unkompliziert.
Ein XML-Archiv ist nötig, um elektronische Rechnungen langfristig und unveränderbar zu speichern. Das entspricht den GoBD-Anforderungen und sorgt dafür, dass jede Transaktion nachvollziehbar bleibt.
Jede Praxis braucht außerdem eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Rechnungen erstellt, übermittelt, archiviert und geprüft werden. Viele Softwarelösungen bringen hier schon Vorlagen und automatisierte Protokolle mit, was den Aufwand deutlich reduziert. So werden sowohl steuerliche als auch datenschutzrechtliche Vorgaben abgedeckt.
Peppol und sichere Übermittlung von E-Rechnungen
Für die Übermittlung von E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber setzen viele Praxen inzwischen auf das Peppol-Netzwerk. Dieses europaweit standardisierte System sorgt für eine sichere und interoperable Übertragung im XRechnungs-Format.
Peppol nimmt einem einfach einiges an manuellem Aufwand ab, weil Rechnungen direkt aus der Praxissoftware verschickt werden können. Umständliche Formatumwandlungen? Die kann man sich sparen.
Auch das Thema Datenschutz in der Praxis darf man nicht unterschätzen. Die Übertragung läuft verschlüsselt und erfüllt die DSGVO-Vorgaben. So lassen sich sensible Patientendaten und Abrechnungsinfos rechtssicher übermitteln—ganz ohne unsichere Kanäle oder komplizierte Umwege.
Führen Sie die E-Rechnung in Ihrer Arztpraxis strukturiert ein – wir begleiten Sie gerne bei stuerlichen Themen; vereinbaren Sie jetzt einen Beratungstermin.
