Die Umstellung auf digitale Prozesse bedeutet für das Handwerk einen tiefgreifenden Wandel. Insbesondere die elektronische Rechnungsstellung revolutioniert die traditionellen Methoden der Rechnungsstellung. Durch die Einführung elektronischer Rechnungen können Handwerksbetriebe nicht nur ihre Arbeitsabläufe optimieren, sondern auch Zeit und Kosten sparen. Durch die automatisierte Datenverarbeitung können Eingangsrechnungen schneller bearbeitet und Skonti effektiver genutzt werden.

Mit Blick auf die gesetzlichen Anforderungen befindet sich die Branche im Wandel. Ab 2025 wird der Empfang elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend, ab dem Jahr darauf müssen auch Handwerksbetriebe in der Lage sein, Rechnungen elektronisch zu erstellen und zu versenden. Diese regulatorische Entwicklung erfordert eine Anpassung der Geschäftsprozesse bei der Rechnungserstellung und -verarbeitung.

Für Handwerksbetriebe gibt es verschiedene Möglichkeiten, ihre Rechnungen digital zu versenden. Wichtig ist dabei die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben, die beispielsweise im Umsatzsteuergesetz festgelegt sind. Danach muss jede Rechnung elektronisch erstellt und digital versendet werden. Das Einscannen von Papierrechnungen oder das Ausdrucken von digitalen Eingangsrechnungen erfüllt diese Anforderungen nicht, da diese weiterhin in digitaler Form vorliegen müssen. Die fristgerechte Umstellung auf die E-Rechnung ist daher ein wesentlicher Schritt für die Zukunftsfähigkeit des Handwerks.

Grundlagen der elektronischen Rechnungsstellung im Handwerk

Die Digitalisierung der Rechnungsstellung ermöglicht Handwerksbetrieben eine effiziente und zeitgemäße Abwicklung finanzieller Transaktionen.

Definition und Arten von e-Rechnungen

Elektronische Rechnungen, im Fachjargon oft als e-Rechnungen bezeichnet, sind digitale Dokumente, die alle notwendigen Informationen einer herkömmlichen Rechnung beinhalten. Sie können in verschiedenen Formaten wie PDF, XML oder mittels EDI (Electronic Data Interchange) übermittelt werden. Varianten wie ZUGFeRD kombinieren das PDF-Format mit eingebetteten XML-Daten for eine standardisierte Datenstruktur.

Vorteile der Umstellung auf e-Rechnung

Durch die Umstellung auf eine elektronische Rechnungsstellung erfahren Betriebe diverse positive Veränderungen:

  • Zeitersparnis: Automatisierter Datenaustausch reduziert manuellen Aufwand.
  • Kosteneffizienz: Weniger Papierverbrauch und Porto kosten.
  • Transparenz: Einfachere Überwachung und Verwaltung der Zahlungsströme.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Die Rechtsgrundlagen schreiben vor, dass eine e-Rechnung rechtlich einer Papierrechnung gleichsteht, sofern bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Seit der Richtlinie zur Umsetzung der E-Fakturierung besteht keine Pflicht mehr für eine elektronische Signatur; eine Übermittlung als einfaches PDF reicht aus. Zudem müssen elektronisch übermittelte Rechnungen für die Finanzverwaltung im Originalformat vorgehalten werden, was Formate wie XRechnung relevant macht.

Implementierung und Management elektronischer Rechnungen in Handwerksbetrieben

Eine effiziente Umsetzung und ein ordnungsgemäßes Management elektronischer Rechnungssysteme sind für Handwerksbetriebe essentiell. Dies fördert nicht nur die Digitalisierung des Rechnungswesens, sondern stellt auch die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen sicher.

Wahl der passenden Software und Tools

Für die Einrichtung eines elektronischen Rechnungssystems müssen Handwerksbetriebe die geeignete Software auswählen. Die Anforderungen an solche Systeme variieren je nach Betriebsgröße und Spezialisierung. Zu beachtende Kriterien sind:

  • Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Bedienbarkeit für alle Mitarbeiter.
  • Kompatibilität: Fähigkeit zur Erstellung von Rechnungen im PDF- oder XML-Format.
  • Integration: Möglichkeit zur Anbindung an vorhandene Buchhaltungssysteme.
  • Datensicherheit: Sicherer Datenaustausch mit Kunden und Finanzämtern.

Nach der Auswahl der Software sollten Handwerksbetriebe einen vertrauenswürdigen IT-Dienstleister und Steuerexperten hinzuziehen, um die Einführung und Konfiguration der Rechnungssoftware fachgerecht zu begleiten.

Prozess der Rechnungserstellung und -versendung

Jede erstellte Rechnung muss gesetzliche Pflichtangaben enthalten und eine eindeutige Rechnungsnummer aufweisen. Der Erstellungsprozess umfasst:

  1. Datenerfassung: Erfassung von Leistungen und Materialien.
  2. Rechnungsgenerierung: Automatisiertes Ausfüllen der Rechnungsdaten.
  3. Kontrolle: Überprüfung der Rechnungsdaten auf Richtigkeit.
  4. Versand: Zustellung an den Kunden via E-Mail oder ein anderes elektronisches Übermittlungssystem.

Betriebe müssen hierbei die Richtlinien für den elektronischen Rechnungsversand berücksichtigen und sicherstellen, dass der Empfänger elektronische Rechnungen akzeptieren kann, was ab 2025 verpflichtend wird.

Archivierung und Compliance-Anforderungen

Bei der elektronischen Archivierung sind gemäß den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) bestimmte Kriterien zu erfüllen:

  • Vollständigkeit und Unveränderbarkeit: Sicherstellung, dass alle Rechnungen vollständig und unveränderbar gespeichert werden.
  • Nachvollziehbarkeit: Gewährleistung einer durchgängigen Dokumentation, sodass alle Vorgänge nachvollziehbar sind.
  • Zugriff und Auswertbarkeit: Die Finanzverwaltung muss auf die archivierten Rechnungen zugreifen und sie auswerten können.

Die Archivierungslösung muss deshalb neben einer systematischen Erfassung auch die Einhaltung dieser regulatorischen Anforderungen garantieren. Durch den Einsatz entsprechender Rechnungssoftware und Tools kann die Archivierung sowohl Effizienz als auch Compliance sicherstellen.