Muss ich ein Kassenbuch führen?
Sofern Sie zur Bilanzierung verpflichtet sind, müssen Sie alle Bargeldgeschäfte in einem Kassenbuch festhalten. Wenn Ihr Gewinn durch eine Einnahmen-Überschussrechnung ermittelt wird, sind Sie in der Regel nicht zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet. Dann reichen eine einfache Dokumentation der Bargeschäftsfälle und die Aufbewahrung der dazugehörigen Belege aus.
Fragen Sie uns, ob Sie zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet sind
Näheres zur Gewinnermittlung sowie die Freigrenzen für Freiberufler und Gewerbetreibende finden Sie hier: Einnahmenüberschussrechnung und Bilanz. Falls Sie nicht sicher sind, in welcher Form Sie den Bargeldverkehr in Ihrem Unternehmen dokumentieren sollten, fragen Sie uns! Wir beraten Sie gerne.
Welche Arten von Kassen gibt es?
Eine ordnungsgemäße Kassenführung kann nur bei vorhandener Geschäftskasse erfolgen. Dies kann beispielsweise eine offene Ladenkasse in Form einer Geldkassette sein. Vor allem im Einzelhandel und der Gastronomie ist dies immer noch eine verbreitete Form. Eine Alternative ist die elektronische Registrierkasse, mit der die Bediener alle Eingänge und Entnahmen von Bargeld automatisch aufzeichnen.
Aufzeichnung der Bargeschäfte
Zur Aufzeichnung Ihrer Bargeschäfte können Sie ganz klassisch ein T-Kontenblatt verwenden. In dieses Dokument tragen Sie täglich alle Bareinnahmen und Barentnahmen handschriftlich ein. Alternativ gibt es moderne Kassensysteme und Registrierkassen, die automatisch ein Kassenbuch führen. Excel-Listen werden von der Finanzverwaltung als Kassenbuch nicht anerkannt, da man Änderungen nachträglich nicht nachvollziehen kann.
Ihre Pflichten beim Führen eines handschriftlichen Kassenbuchs:
- Kassenbuch muss alle Bargeschäftsvorfälle nachvollziehbar abbilden
- Jeden Tag Bareinnahmen als Einnahme und Barentnahmen als Ausgaben auf T-Kontenblatt verbuchen
- Zahlendreher usw. streichen und in der nächsten Zeile neu schreiben, nicht überschreiben
- Täglicher Kassensturz
- Kassenbericht täglich erstellen, der alle Tageseinnahmen dokumentiert
- Abweichungen zwischen Ist-Bestand und Soll-Bestand der Kasse dokumentieren
- Bei Fehlbeträgen zeitnah ermitteln, ob alle Kassenbewegungen erfasst sind
- Änderungen im Kassenbuch müssen nachvollziehbar sein
- Alle Unterlagen 10 Jahre aufbewahren
Anforderungen an ein elektronisches Kassensystem
- Elektronische Kasse kann handschriftliches Kassenbuch ersetzen
- Kasse muss alle Geschäftsfälle unveränderbar aufzeichnen
- Daten müssen für das Finanzamt jederzeit abrufbar sein
- Bei Kassen-Nachschau muss Finanzamt jederzeit einen Kassensturz machen können
- Daten müssen im Originalformat vorliegen (PDF oder Ausdruck reichen nicht)
Beim Führen einer Barkasse ist das Finanzamt seit 2018 berechtigt, jederzeit eine Kassenprüfung vornehmen zu dürfen. Dies bedeutet, dass ein Prüfer des Finanzamts während Ihrer Geschäftszeiten unangemeldet erscheinen darf um Ihr Kassenbuch sowie Soll- und Ist-Bestand Ihrer Barkasse zu überprüfen.
